给日常工具做一点减法

换一个应用，常常能带来重新开始的感觉。但如果资料的入口和出口依旧不清楚，同样的困扰也可能跟着搬家。挑选工具之前，可以先画出自己的简单流程。

区分三种不同的内容

• 记录：暂时还没想清楚的念头、会议要点和零散输入。
• 行动：有明确下一步、需要安排时间去做的事情。
• 参考：需要保留、以后可能查询的信息。

它们可以在同一个应用中，也可以分开存放。重要的是知道每一种内容应该去哪里，以及什么时候会再次处理。

用一个完整任务来试用

与其导入所有旧资料，不如用一次真实的小任务测试工具：收集材料，整理成一页说明，列出下一步，再把结果导出。这样更容易看到检索、格式和交接过程是否顺手。

也可以检查没有网络时能完成哪些操作，换设备后如何继续，以及离开这个工具时，自己的资料能否以常见格式取回。

把默认流程写下来

例如，“新想法先放收件箱，晚上处理；可以执行的内容移入任务清单；已经完成的项目按月归档”。几句清楚的约定，能够减少每次记录时重新选择应用的犹豫。

当现有流程能够稳定完成任务时，可以继续使用。只有具体问题反复出现，才更值得为它寻找一个新工具。